Dokumentsenteret henter post på Spar Eikelandsosen. 

Posten blir åpna og sortert etter gjeldende rutine for innkommende post til Bjørnafjorden kommune og fordelt etter hvilke fagsystem dokumentasjonen skal skannes til.     

Dokumentsenteret er delt opp i team, og post som skal skannes til fagsystemene blir behandla av teamet som er ansvarlig for dette området.

Når posten er ferdig åpna og fordelt skal den umiddelbart skannes via K-skanning til et mellomlagringsområde i sikker sone og importeres derifra og videre inn i fagsystema.

.

Dokumentsenteret er ansvarlig for å registrere den innkomne dokumentasjonen til Profil - med unntak av dokumentasjon som skal til profil via forvaltning og koordinering.

Dokumentsenteret er også ansvarlig for å registrere innkommen dokumentasjon til fagsystemet Socio.

.

Einingane barnevern, helsestasjon, ppt, legetenesta, flyktningtenesta og vaksenopplæringa samt forvaltning og koordinering registrerer sjølv i sitt fagsystem. Dokumentsenterer har innanfor disse områdene kun

ansvar for å skanne inn posten. 

.

• at alle mottekne dokument er korrekt fordelt etter fagsystem og skanna 
• at alle sider er komne med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok

Etter at all dokumentasjon er skanna blir den lagt i sikra og godkjent  arkivskap og kasserast kvar tredje måned.

.

Saksdokumenta vert elektronisk stempla ved skanning.

.

Visma Profil er eit fagsystem for Helse og velferd. 

Pleie og omsorg, Helsetenester, Tenester for utviklingshemma og Forvaltning og koordinering samt Varafjell avlastning. 

Alle søknader og henvendingar som blir sendt til Bjørnafjorden kommune via papirpost skannes av dokumentsenteret inn i et mellomlagringsområde i sikker sone og importeres derifra og videre 

inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma profil.

For dokumentasjon som kommer inn via Acos skjemamottak, Altinn og epost, vil dokumentsenteret mellomlagret denne dokumentasjonen i sikker sone, for deretter å importere den fra dette område og inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma Omsorg Profil.

Dokumentsenteret journalfører etter egen rutine i fagsystemet.

.

Socio er Nav sitt fagsystem.

Alle søknader og henvendingar som blir sendt til Bjørnafjorden kommune via papirpost skannes av dokumentsenteret inn i et mellomlagringsområde i sikker sone og importeres derifra og videre 

inn i NAV sitt system Socio.

For dokumentasjon som kommer inn via Acos skjemamottak, Altinn og epost, vil dokumentsenteret mellomlagret denne dokumentasjonen i sikker sone, for deretter å importere den fra dette område og inn i postjournalen eller pasientjournalen i Visma Omsorg Profil.

Dokumentsenteret journalfører etter egen rutine i fagsystemet.

.

.

Barnevern - Visma Familia

Flyktningtenester og vaksenopplæringa -   Visma Flyktning / VO

Forvaltning og koordinering -   Visma Profil

Helsestasjon -   Visma HsPro

PPT -   Visma PPI Flyt 

Legetenesta - Gjelder Moberg legesenter, Eikelandsosen helsesenter og Bjørnafjorden og Samnanger legevakt.

Skanning av dokumentasjon til fagsystemene via K-skanning

.