Overordna arkivansvar
Offentlege organ har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Administrasjonssjefen har i følgje kommunelova § 23 og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg forvaltning. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentleg arkiv.
Arkivleiar
Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for drifta og for alle personer som har ansvar for dokumenthåndteringen i kommunen, dvs. administrative ledere, saksbehandlere og arkivpersonale.
Arkivleiar sine oppgåver
Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:
- Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
- Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
- Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
- Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
- Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
- Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
- Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS
Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:
- Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
- Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
- Å gi nytilsette nødvendig opplæring
Fagleiar arkiv
Arbeidsoppgåver
- Stedfortreder for leiar av arkiv/dokumentsenter
- Stedfortreder for system og integrasjonsansvarleg
- Arkivfagleg leiing og kontaktperson internt
- Ansvarlig for opplæring i sak-/arkivsystem
- Kontaktperson mot IKAH
- Innsynsførespurnader
- Organisere deponering og uttrekk av sak og fagsystem
- Utvikling og ajourhald av arkivplan
- Ajourhald av klassifiseringkodar, heimlar ol. i sak/arkivsystem ihht lovverk
- Utvikling og ajourhald av skrivereglar i sak/arkivsystemet
- Arkivfaglege publiseringar på intranett
- Delta i dagleg drift
- Sørge for å gje tenester som er fagleg og etisk forsvarlege og leverer nødvendig avgjerdsgrunnlag til arkivleiar
- Ta initiativ til å jobbe fram forbetringar og gode løysingar og brukar forskingsbaserte tilnærmingar i arbeidet
- Utarbeide og implementere gode faglig rutinar og retningslinjer for arbeidet
- Drive fagleg rettleiing av tilsette og gir bistand i komplekse saker
- Halde arkivleiar orientert om framdrift, avvik og aktivitet
System og integrasjonsansvarleg arkiv
Arbeidsoppgåver
System og integrasjonsansvarleg -arkiv i Bjørnafjorden har ansvar for at system, modular og integrasjonar for og mot arkivtenesta virkar, og er optimale.
System og integrasjonsansvarleg -arkiv skal vere med å utvikle den digitale tenesta i arkivet, bidra til felles kulturbygging og legge
til rette for god intern organisering. System og integrasjonsansvarleg -arkiv skal bidra til internt innovasjons- og organisasjonsutviklingsarbeid for å sikre likeverdige, gode og bærekraftige tenester.
System og integrasjonsansvarleg har ansvar for at systema i arkivet si portefølge, og dens integrasjonar, verkar, og at oppsett og instiliinger er og blir dokumentert:
- Oppsett av system(a) inkl skanner, drum, samt integrasjon integrasjoner
- Metadataoppsett
- Konfigurasjon mtp tilgang og roller
- Utføre test og verifisering av uttrekk av sak og fagsystem
- Kassere i elektronisk arkiv
- Kontakt med systemleverandør mtp feil, oppgraderinger ol
- Utarbeid budsjett og kostnadsoppfølging vedr oppgradering av system(a)
- Testscenarioer og tester i samband med oppgradering og feilretting
- At malsak, maljp og dokumentmaler er i hht behov og krav
- Utarbeide arbeidsflyter og vedlikahalde desse etter behov-Delta i dagleg drift
- Ta initiativ til å jobbe fram forbetringar og gode løysingar
- Utarbeide/skaffe generelt opplæringsmateriale for/til/av systema
- Utarbeide og implementere gode faglege rutinar og retningslinjer for arbeidet
- Drive rettleiing/opplæring av system og integrasjoner til tilsette på arkivet
- Halde arkivleiar orientert om framdrift, avvik og aktivitet
Arkivtenesta sine oppgåver
I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.
Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.
Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:
- Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
- Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
- Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
- Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.
Arkivdepot - Interkommunalt arkiv Hordaland - IKAH
Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å avlevere eller deponere eldre og avslutta arkiv til depot.
Bjørnafjorden kommune er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.
