Internkontroll – Arkivplan.no og Kvalitetssystemet EQS
.
Jf. Riksarkivarens forskrift § 1-1 (1) og forskrift om offentlege arkiv § 4, 2. ledd som seier: "Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll." Bjørnafjorden kommune nyttar
Kvalitetssystemet EQS som verktøy for kommunen sin internkontroll jf. kommunelova kapittel 25.
.
Arkivverket sin rettleiar for etablering av internkontroll av arkiv, presenterer 7 steg for å etablere arkivplanen som et verktøy for internkontroll: (Etablere internkontroll for arkiv - Arkivverket)
- Kartlegg regelverket
- Beskriv organisering og ansvar
- Fastsett mål
- Gjennomfør risikovurderingar
- Sørg for kompetanse og ressursar
- Handter avvik knytt til arkiv
- Gjennomfør kontroll
.
Arkivplan.no
.
Bjørnafjorden kommune vil nytte Arkivplan.no som verktøy for kommunen sin arkivplan.
Arkivplanen er en del av kommunen sitt internkontrollverktøy.
Arkivplanen til Bjørnafjorden kommune vil også innehalde dei historiske arkivplanene til Os kommune og Fusa kommune for historisk oppslag.
| Arkivplanen skal bidra til at Bjørnafjorden kommune ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar til å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivplanen skal dokumentere politisk og administrativ organisering, arkivorganiseringen, hvem som har ansvar og fullmakter i kommunen og ikkje minst dei ulike rutinene vi jobber etter. Den skal også sei noko om hvordan arkivene skal forvaltes i Bjørnafjorden kommune. Formålet med arkivplanen er å samle retningslinjer og rutiner i et dokument, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Arkivplanen gjelder for alle ansatte som arbeider med saksbehandling eller kontorrutiner. Ansatte plikter å gjøre seg kjent med og følge rutinene som er nedfelt i arkivplanen. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for arkivplanen. Fagleiar er ansvarleg for å halde arkivplanen oppdatert.
|
Arkivplanen skal minimum oppdateres hvert år.
Ytterligere skal arkivplanen oppdateres når :
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned styrer eller utvalg
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- nye kassasjonsregler vedtas
- en ny arkivnøkkel tas i bruk
.
EQS Styring og Kvalitet - kvalitetssystemet
Bjørnafjorden kommune nyttar EQS Styring og kvalitet som verktøy for kommunen sin internkontroll jf. kommunelova kapittel 25.
HRM (personal ) systemet er integrert med Kvalitetssystemes slik at nye brukere blir automatisk overført hver dag. Bakgrunnen for dette er en god intern kontroll som igjen handler om kvalitet og kontinuerlig forbedring. Dette skal kvalitetssysteme hjelpe oss å ha.
Kvalitetsystemet er eit system for styring, kontroll og kontinuerlig forbeting av verksemda.
Det er eit samansatt system med eit heilskapeleg sett dokumentasjon, prosedyrar og prosessar.
Nytteeffekter for systemet :
Redusert tidsbruk for brukerne
Likebehandling i høve lovverk og standadiserte prosesser
Betre styrings og beslutningsgrunnlag
Betre oppfølging og kommunikasjon.
Organisering av kvalitetsarbeidet :
Kvalitetsforum -
kvalitetsgrupper innen oppvekst, helse og velferd, samfunnsutvikling og stab.
Dersom det ikkje blir enighet i kvalitetsgruppene så løftes dette opp til kvalitetsforumet.
All aktivitet i kommunen kan deles inn i prosesser, i grupper av operasjoner som naturlig heng saman og resulterar i eit produkt. Den som er ansvarleg for ein prosess blir prosesseigar
Ulike nivå : 1. Mål – 2. Arbeidsprosesser – 3. Prosedyrer, sjekklister og referanser mot lov og regelverk.
Digitaliseringsdirektoratet (Difi.no) har utarbeidd ein veileder; "Orden i eget hus" som omhandlar korleis offentleg sektor skal utnytte eigen informasjon på ein betre måte for å blir meir effektiv, gje betre tenester til innbyggjarar og næringsliv, og bidra til auka rettsikkerheit.
https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/digitalisering-og-samordning/nasjonal-arkitektur/informasjonsforvaltning/veileder-orden-i-eget-hus
