Arkivverket si heimeside : Etablere internkontroll for arkiv - Arkivverket

En risiko og sårbarhetsanalyse er en kontinuerlig prosess for styring, drift og kontroll. Dette er ikkje eit statisk dokument men eit dokument som er i ein kontinuerlig prosess.

Arkivverket har nokon hjelpespørsmål for kartleggingsjobben :

• Har vi kartlagt hvilke lover og regelverk som har betydning for arkivdanningen i organet? 
   
• Har vi identifisert organets lovpålagte dokumentasjonsplikter? 
   
• Hvordan følger vi med på endringer i lover og regelverk som får konsekvenser for arkivdanningen? 

.

Bjørnafjorden kommune har kartlagt lover og regelverk som har betydning for arkivdanningen. Denne oversikten finner vi under fanen reglement i arkivplanen.

.

Arkivverket si heimeside :

Risikoområder og risikodempende tiltak for arkiv :

Webinar: Arkivverkets risikovurderingsskjema - Arkivverket

Områder som skal risikovurderes :

• Dokumentfangst -

  Bjørnafjorden kommune skal ha oversikt over hvilke type dokumentasjon som skal tas vare på og sikre at denne dokumentasjonen arkiveres.

• Konfidensialitets- og integritetssikring -

  Bjørnafjorden kommune skal ha regler og rutiner for å beskytte innholdet i dokumenter frå uvedkommende.
• .

• Tilgjengelighet -

  Bjørnafjorden kommune sitt arkivmateriale skal være tilgjengelig for bruk både internt og eksternt. Vi skal sørge for at retten til innsyn blir fulgt etter de ulike regelverkene samt at saksbehandlingen ikkje blir mindre effektiv grunnet at dokumentasjonen ikkje er tilgjengelig for bruk.
• .

• Bevaring og kassasjon -

  Bjørnafjorden kommune skal ta stilling til hvilken verdi dokumentasjonen har på ulike tidspunkt. Ved en slik oversikt så sikrer vi at dokumentasjon ikkje går tapt for tidlig. GDPR kan også føre til at vi bevarer dokumentasjon lenger enn nødvendig.
• .

• Teknologiskifter og overføring til arkivdepot -

  Elektroniske system har en viss levetid og dei blir utdatert og nye system blir tatt i bruk. Bjørnafjorden kommune må gjennomføre tiltak slik at all informasjon blir bevart for ettertiden. - Tiltak som å overføre digitale arkiv til arkivdepot må gjennomføres for å sikre informasjonen på en forsvarlig måte.
• .

• Arkivlokaler -

  Bjørnafjorden kommune skal ha arkivlokaler som sikrer at papirarkiv ikkje blir utsatt for vatn, varme, skadelig påvirkning eller innbrudd.
• .