Arkivverket sier : I en unntakstilstand som den Norge står i nå er det spesielt viktig med gode dokumentasjonsrutiner. Arkivverket deler her fem arkivvettregler for å bistå i arbeidet med å håndtere arkiv i krisetid.

Arkiv står kanskje ikke øverst på prioritetslisten i krisetid. Likevel er det spesielt viktig å ha gode dokumentasjonsrutiner i slike tider. De avgjørelsene som blir tatt nå vil kunne få stor betydning for enkeltpersoner, virksomheter og samfunnet. Det må regnes med at avgjørelsene som tas vil bli ettergått, både for å evaluere det arbeidet som har blitt gjort, og for å lære av situasjonen. For å kunne gjøre det, er det avgjørende at dokumentasjonen som skapes fanges opp og blir tatt vare på. Arkivets funksjoner må derfor opprettholdes i krisetid. 

Arkivverket si heimeside :  Arkivvettregler i krisetid - Arkivverket

1.

• Teams
• Facebook
• Twitter
• SharePoint
• LinkedIn
• E-post
• Sms
• Beredskapssystemet CIM
• Blikksund - nettbasert system for Branntenesten
• Varsling 24 - Kriseteam og VA
• Tetra samband - nødnett
• Satelitt telefon - KKL

2.

Ei krise skal ikkje berre håndteres - den skal også arkiveres.

Arkivverket sier : 

Dersom virksomheten benytter løsninger som ikke har en integrasjon til et arkivsystem, må det lages en plan for å få overført dokumentasjonen på andre måter. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av manuell utskrift og skanning, eller ved å ta skjermbilder. Dersom det brukes videoopptak eller lydopptak er det viktig å lagre disse i aksepterte formater, og arkivere dem for ettertiden. Disse kan knyttes til et sak-/arkivsystem som følger Noark-standarden. 

Ta kontakt med leverandørene av kommunikasjonskanalene, eventuelt IT-ansvarlig, hvis det er behov for hjelp. Husk å legge den nye planen inn i arkivplanen og informere virksomhetens ansatte.

Bjørnafjorden kommune skal følge gjeldande arkivplan. Dersom dokumentasjon vert produsert i ein ny kommunikasjonskanal så må denne dokumentasjonen skannes manuelt for å legges i sak og arkivsystemet, vi kan benytte journalføring pr e-post, manuell utskrift, skanning eller skjermbilde.

3. 

Arkivverket sier :

I tillegg til den nye planen (jf. pkt. 2) kan virksomheten ha eksisterende rutiner som også vil være anvendelige i krisetid. Sørg derfor for å minne alle ansatte på disse rutinene og hvor de kan finne dem.  

Bjørnafjorden kommune skal sende ut e-post til alle ansatte og minne på at det er særs viktig å følge dei daglege rutinene me har.

4.

Arkivverket sier :

De avgjørelsene som tas av beredskapsstaben må dokumenteres. Ikke bare er det viktig av hensyn til virksomhetens egen hukommelse, men også av hensyn til rettssikkerhet og offentlighet. Muligheten for å kontrollere de beslutningene som tas må opprettholdes, og det kan ikke gjøres uten at dokumentasjonen blir bevart. I samarbeid med beredskapstaben bør det kartlegges hva de selv dokumenterer av vurderinger og beslutnigner og hvordan de gjør det. Ved behov, tilby beredskapsstaben hjelp og løsninger basert på virksomhetens eksisterende rutiner og den nye planen, jf. pkt. 2 

Dokumentsenteret er representert i kommunal kriseleiing KKL

Hvor ofte er møtene....

5.

Arkivverket sier :

Man skal ikke være redd for å snakke om arkivering én gang for mye, selv om det er mye annet som skjer i krisetid. I sin oversikt over samfunnets kritiske funksjoner, trekker Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap frem arkivets viktighet.

Er det tvil om hva som skal journalføres eller arkiveres, har Arkivverket utarbeidet en sjekkliste for journalføring og arkivering. Sjekklisten er laget spesielt for statlige virksomheter, men er også relevant for kommuner og fylkeskommuner. Er det tvil, er det alltid bedre å dokumentere for mye enn for lite, så man i ettertid unngår å oppleve at man har mistet viktig dokumentasjon.  

Riksarkivarens forskrift §7-24 gjer greie for kva kommunen er pliktig å dokumentere innenfor feltet sikkerhet og beredskap:

(4) Sikkerhet og beredskap

a) Fylkeskommunens og fylkeskommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i henhold til lovverk som regulerer ulike fagområder.

b) Kommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i henhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for kommunen som helhet og deltakelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser.

c) Fylkeskommunens og kommunens ivaretakelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko- og sårbarhetsanalyser for utbyggingsområder.

d) Etablering og utvikling av kommunens og fylkeskommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets- og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap.

e) Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i kommunen og fylkeskommunen samt til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedrørende sikkerhet.

f) Sikkerhetsklarering og autorisasjon. Nærmere bestemmelser fastsettes av Nasjonal sikkerhetsmyndighet jf. § 7-4 i denne forskriften.

Lovdata : Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) - Lovdata

Dersom ein treng enda meir informasjon om kva som skal arkiverast så kan ein også nytta : Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter. Denne er også relevant for kommunale verksemder.

Sjå heimesida til Arkivverket : Veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter - Arkivverket

.

DSB - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap :

KIKSII_kortversjon—side 1 (dsbinfo.no)