Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Grunnleggande arkivforståing

Grunnleggande arkivforståing

I arkivsamanheng er det fleire begrep og uttrykk som kanskje ikkje er allment kjend. 

Arkiv 

Dokumenter som blir til som ledd i ein virksomhet, dvs dokument som mottas eller produserast som ledd i virksomheten hos ein arkivskaper og som samles som resultat av denne virksomheten. 

Arkivansvarleg - arkivleiar

Arkivforskriftens betegnelse på den som har det daglige ansvaret (daglig leiar) for arkivarbeidet i eit offentleg organ og som leiar organets arkivtjeneste.

Rådmannen er ansvarleg for at virksomhetens arkivtjeneste er korrekt dimensjonert og at denne drives etter gjeldande lovverk og forskrift.

Arkivbegrensning

Å halde utanfor eller fjerne fra arkivet dokument som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon (ikkje arkivverdige dokument).

Arkivdel 

Ein vilkårlig definert del av eit arkiv, kor alt materiale er ordnet etter ett og same klassifikasjonssystem som primær klasse. Vil ofte være definert identisk med det som kalles ein arkivserie, men behøver ikkje være det.

Arkivdepot

Institusjon eller anna organisatorisk eining kor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent.

Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forhaldene til rette for betjening av brukere som er interastsert i materialet.

Arkivverdig 

Dersom JA på minst ett av følgjande spørsmål er dokumentet arkivverdig og skal da registrerast i websak.

Dokumenter som mottas eller produserast som ledd i den virksomhet eit organ utøver, og som ikkje er gjenstand for arkivbegrensning:

  1. Fører dette dokumentet eller desse opplysningene til ei ny saksbehandling?
  2. Er dette dokumentet eller desse opplysningene ein del av ein eksisterande saksbehandling?
  3. Er dette dokumentet eller desse opplysningene nødvendige for å forstå behandlingen av ei sak?
  4. Har dette dokumentet eller desse opplysningene verdi som dokumentasjon for kommunen?

Arkivplan

Samla oversikt over arkiv og arkivfunksjoner i eit organ. Ifølge arkivforskriften § 4 skal arkivplanen vise kva arkivet omfatter og korleis det er organisert.

Arkivplanen viser også kva instrukser, regler og planer som gjeld for arkivarbeidet. 

Avskrivning

Registrering av opplysningar i journalen om når og korleis behandlinga av eit inngåande dokument er blitt avslutta.

Det kan bety at det blir svar på med utgåande brev, ein brekreter at ein har lese det, eller ein merknad med at anna handling er utført.

Depotordning

I kommunal sektor: ei ordning med arkivdepot(er) for den enkelte kommune og fylkeskommune, jf. arkivforskriften § 18. Se også Interkommunal depotordning.

Digitalisering

Det å overføre eit dokument fra papir, mikrofilm, lydbånd, film mv. til digital representasjon og elektronisk lagring. Overføring av tekst og lignande skjer enten ved skanning av dokumentsider eller ved registrering i eit datasystem.

Dokument

Ei logisk avgrensa informasjonsmengde som er lagret på eit medium for seinare lesing, lytting, framføring, overføring eller lignande.

Journalføring

Systematisk og fortløpande registrering av opplysningar i ein journal.

Etter arkivforskriften § 9 skal man registrere alle inngåande og utgåande saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Organinterne dokument registrerast i den grad man finner det hensiktsmessig.

Meroffentleghet

Prinsipp som seier at eit forvaltningsorgan skal vurdere om eit dokument kan gjøres kjent, heilt eller delvis, sjølv om det etter Offentleghetslova bestemmelser er muleg til å unnta det fra offentleghet.

Jf. Offentleghetslova § 11.

Offentleghet

Det at eit dokument er tilgjengelig for allmenta, dvs. åpent for innsyn, etter hovedregelen i offentleghetslova, jf. § 2.

Når eit dokument unntas fra denne hovedregelen, nyttast begrepet «unntatt fra offentleghet».

Offentleghetsprinsippet

Prinsippet om at allmenta skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlege forvaltning.

Offentleghetsprinsippet omfatter dokumentoffentleghet og møteoffentleghet. Se stortingsmelding nr. 32 (1997–98).

Personvern

Å sikre at personopplysningar behandles på ein slik måte at dei ikkje skader personens interastser.

Må svarast på

Mottatt dokument som ikkje er avskrevet og som krev behandling.

Saksansvarleg

Den personen i organet som er ansvarleg for ei spesifik sak.

Saksbehandler

Den person i organet som står for behandlingen av ein journalpost i ei sak eller enkeltdokument i ei sak.

Saksbehandling

Vurdering av informasjon knytta til ei intern eller ekstern problemstilling og utarbeiding av det nødvendige grunnlag for ei avgjersle eller eit vedtak.

Laster...