Område og ansvarsfordeling
Hensikten med rutina er å legge grunnlaget for ei felles registreringspraksis i Websak for alle einingar og fagområder i Bjørnafjorden kommune.
Rutina har som målsetting å sikre lik saksbehandlerpraksis og dermed auke den enkelte brukar si muligheit for gjenfinning.
Rutina skal vidare sikre at kommunens handtering av saker, dokument og opplysningar utføres i henhald til styrande lover og regler som gjeld for offentlege etater.
Rutina skal være eit oppslagsverk, slik at kommunen oppnår standardisering av tekst og klassering i saker som er mykje brukt.
Rutina er bygd opp med ein fellesdel som gjeld for all saksbehandling i kommunen. Det blir laga eigne deler for dei respektive kommunalområda.
Revisjon av rutina
Rutina er eit levande dokument og vil bli revidert etter behov.
Einingar, avdelingar og kommunalområder meld endringsønsker inn til dokumentsenteret@Bjørnafjorden.kommune.no.
Endringsønsker drøftes i eigne møter mellom meldar og arkivet, og endelege endringar publiserast i førstkommande revisjon.
Dokumentets oppbygging og bruksmåte
Dokumentet er i all hovedsak bygd opp i 2 deler.
Del 1, kapittel 1 og 2,
Beskriver hensikten med rutina og gjer ei oversikt over dei mest brukte fagord og begrep som nyttast i rutina.
Del 2, kapittel 3,
Gjer ei konseptuel oversikt over skriveregler som er felles for alle kommunalområder og sentrale stab/støttefunksjoner. Her fins dei overorda retningslinjene for korleis registreringar i Websak skal forstås og brukast. Samla vil dette gje ein oversikt over dokument-flyten i Bjørnafjorden kommune.
Dokumentsenteret sitt ansvar
Rådmannen har gitt ansvaret for å sikre dokumentforvaltninga til Dokumentsenteret. Dette innebærer at Dokumentsenteret, i samarbeid med saksbehandlerne og einingane, skal legge til rette for at arkivverdige dokument vert registrert i kommunens offisielle sak- og arkivløsning Websak.
Vidare er Dokumentsenteret ansvarleg for at alle kontrollrutiner vert gjort, herunder kontroll av alle registreringar. På denne måten følger Bjørnafjorden kommune den journalføringsplikt som er pålagt alle offentlege verksomheter.
Dokumentsenteret er ansvarleg for:
• Åpne, sortere, registrere og fordele all den post som mottas av kommunen. Dette inkluderer både ordinær post til kommunens postadresse, elektronisk post mottatt gjennom kommunens felles e-post mottak, post mottatt gjennom andre digitale kanaler som SvarInn og Altinn, telefaks og andre forsendingar.
Registreringar og fordelingar utføres iht dei skriveregler og rutiner som fremkommer i dette dokumentet.
• Arkivfaglig brukerstøtte samt teknisk brukerstøtte i Websak.
Dokumentsenteret har ikkje ansvaret for at inngåande post saksbehandles, dette ansvaret ligg hos saksansvarleg.
