K Kodar Arkivnøkkel for kommunane 2020 - 2023 og 2024 - 2027.
.
Bjørnafjorden kommune bruker felles arkivnøkkel frå KS. Det er KS og KF som er ansvarlige for vidareutvikling og ajourføring av K-kodane.
Dette vert gjort kvart 4 år i samband med kommunevalet.
Formålet med å nytta ein arkivnøkkel er at vi sikrer at dokument som er blitt til som eit resultat av dei samme prosessane blir knytt saman. Arkivnøkkelen er basert etter emne eller saksinnhald.
Ein kan også nytta kodane til søking i basen, og forenkle gjennfinning i alle arkiva. Dei sikrar også at vi kan får sikra ei systematisk oversikt over alle behandla saker. Og til slutt så vil bruk av klasseringssystemet lette arbeidet kring bevaring og kassasjon, statistikk m.m.
K-kodane er inndelt i 3 delar:
Del 1 er ei systemforklaring for korleis kodane skal brukast og korleis kodane dei er bygd opp.
Del 2 inneheld ein systematisk der som er sjølve kodesystemet i arkivnøkkelen. Denne er delt inn etter Fellesklasser, Fagklasser og Tilleggsklasser.
Del 3 er stikkordsregister over alle kodane i alfabetisk ordning.
Fellesklassane omfatter saker i Bjørnafjorden kommune sin organisasjon. Fagklassene er knytt mot fagområder / konkrete emne. Tilleggskodane nyttast aldri aleine, og alltid i tilknytning til fellesklassane og fagklassane.
Alle saker blir ordna elektronisk etter emne og arkivdel. Saks- og arkivsystemet nytter fleire termer for ordning – i rutina har vi valgt å nytte ordet klassering. Alle saker skal påførast ei klassering.
Dersom klassering er gbnr eller fnr skal det i tillegg påførast enten FE-kode eller FA-kode.
